Die Bedarfsermittlung ist die durch die Schule durchzuführende Ermittlung der Bedarfszahlen der im Unterricht eingesetzten Lernmittel, ohne dabei zu berücksichtigen woher diese Lernmittel bezogen werden können (Lagerbestand oder Neubestellung). Die Bedarfsermittlung ist vor der Erstbestellung für ein neues Schuljahr verpflichtend durch die Schule durchzuführen.
Die Bedarfsdeckung gleicht die in der Bedarfsermittlung ermittelten Zahlen gegen den Lagerbestand des Schulträgers ab und generiert, da wo es nötig ist, Lernmittelbestellungen um den Bedarf an Lernmitteln für das neue Schuljahr decken zu können.