Die Aufgaben der Schulen nach § 6 und § 7 der Landesverordnung über die Lernmittelfreiheit und die entgeltliche Ausleihe von Lernmitteln sind die:
- Information der Eltern
- Prüfung der Schülerdaten
- Erstellung klassenbezogener Schulbuchlisten
- Zuordnung von Schülerinnen und Schülern zu Lerngruppen
- Bestellung der Lernmittel im Einvernehmen mit dem Schulträger
Information der Eltern
Die gemeinsame Bildungs- und Erziehungsaufgabe verpflichtet Schule und Eltern zu vertrauensvoller Zusammenarbeit. Grundlage jeder Zusammenarbeit ist die gegenseitige Information in allen Fragen von gemeinsamem Interesse. Dazu gehört unter anderen auch die
- Information der Eltern über die Entscheidungen der Schule bezüglich der Einführung und Verwendung von Lernmitteln,
- Transparenz bezüglich der Kostenbelastung der Eltern im Zusammenhang mit der Beschaffung von Lernmitteln und die
- Unterstützung der Eltern durch sachgerechte Information über die Modalitäten der Schulbuchausleihe. Die Schulen müssen insbesondere dafür sorgen, dass die Antragsberechtigten die erforderlichen Informationen über die Teilnahme an der Lernmittelfreiheit (Merkblätter und Antragsvordrucke) rechtzeitig erhalten, damit die Eltern den Antrag auf Lernmittelfreiheit fristgerecht stellen können. Gleiches gilt für die Information der Eltern über die Voraussetzungen und Bedingungen der Teilnahme an der entgeltlichen Schulbuchausleihe durch Weitergabe von allgemeinen Rundschreiben des Ministeriums oder des Schulträgers.
Jede Schule führt Schülerlisten und verfügt damit über die personenbezogenen Daten ihrer Schülerinnen und Schüler, die auch für Zwecke der Schulbuchausleihe relevant sind. Dazu gehören
- Name
- Vorname
- Geburtsdatum
- Zugehörigkeit zu einer Jahrgangs-/Klassenstufe
- Zugehörigkeit zu Lerngruppen
Diese Daten müssen bei der Anmeldung erhoben und während der gesamten Dauer des Schulbesuchs aktuell gehalten werden.
Sie müssen auch dem Schulträger zur Erfüllung seiner Aufgaben im Rahmen der Schulbuchausleihe zur Verfügung stehen.
Entscheidungen über die Einführung und Verwendung von Lernmitteln werden primär unter pädagogischen Gesichtspunkten von den Schulen getroffen. Schulen fassen diese Entscheidungen klassen- oder kursweise in Schulbuchlisten zusammen. Diese Schulbuchlisten werden zur Information der Eltern – auch derjenigen, die nicht an der Schulbuchausleihe teilnehmen wollen – benötigt und sind zugleich Grundlage für die Beschaffung im Rahmen des Ausleihverfahrens.
Die Schulbuchlisten, die Eltern zur Beschaffung der Lernmittel außerhalb der Schulbuchausleihe zur Verfügung gestellt werden (z. B. durch Rundschreiben an die Eltern oder Veröffentlichung auf der Homepage der Schule) müssen inhaltlich identisch sein mit den Schulbuchlisten, die der Ausleihe zugrunde gelegt werden und über das Schulportal erfasst werden.
Die Schulbuchlisten müssen außerdem dem Schulträger zur Verfügung stehen, denn der Schulträger hat gemeinsam mit der Schule zu prüfen, ob gegebenenfalls noch Lernmittel im Bestand verfügbar sind, da nur die erforderlichen Lernmittel zu bestellen sind.
Bei allen eventuellen Änderungen oder Ergänzungen der Schulbuchlisten müssen sowohl die Eltern als auch der Schulträger in geeigneter Weise informiert werden, um Fehlanschaffungen zu verhindern.
Lerngruppenzuordnung
Schülerinnen und Schüler werden im Schulportal bestimmten Lerngruppen zugeordnet. Ändert sich die Lerngruppe, der eine Schülerin oder ein Schüler angehört, z. B. durch einen Kurswechsel, so ist diese Änderung im Schulportal schnellstmöglich zu dokumentieren.
Die Bestellung der Lernmittel im Buchhandel im Einvernehmen mit dem Schulträger ist Aufgabe der Schule.