Zur Bedarfsermittlung ist es erforderlich festzustellen, welche Lernmittel jedem Schüler individuell zuzuordnen sind, für den eine Anmeldung zur entgeltlichen Ausleihe erfolgt ist oder für den durch die Schulträger Lernmittelfreiheit gewährt wurde.
Zur Vereinfachung des Verfahrens werden von den Schulen sowohl Lernmittel als auch Schüler fach- und kursspezifisch Lerngruppen zugeordnet. Die Zuordnung eines Buches zu einer Lerngruppe bedeutet demnach, dass das jeweilige Lernmittel von allen Schülern dieser Lerngruppe benötigt wird.
Der Umfang der notwendigen Beschaffungen muss zwischen Schulen und Schulträger abgestimmt werden, bevor mit der Bestellung der Lernmittel begonnen wird. Soweit die Bedarfsermittlungen ergeben, dass im Vorjahr beschaffte Lernmittel von einer Schule voraussichtlich nicht benötigt werden, soll seitens der Schulträger die Verwendungsmöglichkeit an anderen Schulen in ihrer Trägerschaft geprüft werden.
Schulen und Schulträger können im Einvernehmen auch festlegen, Bedarfsermittlung und Bestellung erst nach Abschluss der Lerngruppenbildung durch die Schule und der Rückgabe der Lernmittel des abgelaufenen Schuljahres durchzuführen. Entscheidend ist, dass die notwendigen Lernmittel rechtzeitig zu Schuljahresbeginn zur Verfügung stehen.