Entscheidungen über die Einführung und Verwendung von Lernmitteln werden primär unter pädagogischen Gesichtspunkten von den Schulen getroffen. Schulen fassen diese Entscheidungen klassen- oder kursweise in Schulbuchlisten zusammen. Diese Schulbuchlisten werden zur Information der Eltern – auch derjenigen, die nicht an der Schulbuchausleihe teilnehmen wollen – benötigt und sind zugleich Grundlage für die Beschaffung im Rahmen des Ausleihverfahrens.
Die Schulbuchlisten, die Eltern zur Beschaffung der Lernmittel außerhalb der Schulbuchausleihe zur Verfügung gestellt werden, dürfen nicht im Widerspruch zu den Schulbuchlisten stehen, die der Ausleihe zugrunde gelegt und über das Schulportal erfasst werden.
Unabhängig von den im Schulportal enthaltenen Schulbuchlisten müssen Schulen allen Schülerinnen und Schülern Schulbuchlisten in geeigneter Form zur Verfügung stellen, auf die sie ohne Zugangsdaten für die Schulbuchausleihe zugreifen können (beispielsweise in Papierform oder auf der Homepage der Schule). Auf diesen Schulbuchlisten sind auch diejenigen Lernmittel und Zusatzmaterialien einzutragen, die von den Eltern selbst zu beschaffen sind (z. B. Zeichenblock, Taschenrechner usw.).
Die Schulbuchlisten müssen außerdem dem Schulträger zur Verfügung stehen, denn der Schulträger hat gemeinsam mit der Schule zu prüfen, ob gegebenenfalls noch Lernmittel im Bestand verfügbar sind, da nur die erforderlichen Lernmittel zu bestellen sind.
Bei allen eventuellen Änderungen oder Ergänzungen der Schulbuchlisten müssen sowohl die Eltern als auch der Schulträger in geeigneter Weise informiert werden, um Fehlanschaffungen zu verhindern.